5 kroků k úspěšné konferenci aneb Jak ji uspořádat, aby splnila účel

Pokud jste konferenci nikdy dříve neplánovali, přirozeně si nedokážete představit, co všechno obnáší. Budete-li se však řídit následujícími tipy, zjednodušíte si to a minimalizujete riziko, že se akce nevyvede dle očekávání.

1. Definujte konkrétní cíle

Než se pustíte do práce, ujasněte si, co je hlavním smyslem akce. Jde vám o zvýšení povědomí o vaší značce, přímý prodej, nebo něco úplně jiného? S přípravou konference začněte až v momentě, kdy si stanovíte cíle.

2. Zapracujte na rozpočtu

Jakmile budete mít jasno o průběhu akce, sestavte rozpočet. A protože ho organizátoři téměř vždy překročí, počítejte s určitou rezervou. Deset až dvacet procent navíc by mělo stačit. Případně se zamyslete nad možnou úsporou – vždy se najdou položky, na kterých lze smysluplně ušetřit, aniž by to bylo na úkor kvality konference.

3. Vyberte vhodné místo konání

Konference v menším městě může má opodstatnění jen v případě, že se týká dané lokality. Jinak je logičtější pořádat konferenci v Praze, a to z hlediska dopravní dostupnosti, prestiže a samozřejmě i možností pronájmu prostor.

4. Rezervujte dostatečně velké prostory

Počítáte s hojnou účastí? Obsadit všechny židle, to je sen každého konferenciéra. Ale i kdyby se vám to nepovedlo, rezervujte si moderní konferenční prostory, kde se účastníci budou cítit příjemně a nikoliv jako sardinky v plechovce. Zajistěte pro ně občerstvení, nabídněte jim připojení k internetu a v neposlední řadě nezapomeňte zkontrolovat funkčnost technického vybavení. Nechcete přece řešit faux pas, kdy řečníkovi před plným sálem vypoví službu mikrofon.

5. Najměte si na služby externisty

Realizace konference není snadný úkol. A už vůbec ne pro jednoho člověka. Nebojte se proto oslovit odborníky, kteří mají zkušenosti a know how – pokud jim nesvěříte organizaci celé akce, určitě jejich pomoc oceníte alespoň v rámci jednotlivých úkonů.